Financials
Betalingsreferenties gebruiken
Wanneer klanten hun facturen betalen, kunnen ze een mededeling invoeren. xpr365 Financials biedt de mogelijkheid om het type mededeling te definiëren op de klantenkaart. Zo kan u bijvoorbeeld Belgische klanten laten betalen met een gestructureerde mededeling, wat later zorgt voor een eenvoudige matching in CODA en buitenlandse klanten laten betalen met het factuurnummer.
Bij het boeken van de factuur wordt de betalingsreferentie gegenereerd en kan deze op de factuur weergegeven worden wanneer u het document afdrukt of e-mailt.
Mogelijke betalingsreferenties zijn:
- Gestructureerd bericht
- Factuurnummer
- Klant- en factuurnummer
- Boekingsdatum en factuurnummer
- Gestructureerd bericht met nr.-reeks
Betalingsreferenties instellen
Het is mogelijk om voor verschillende klanten verschillende betalingsreferenties in te stellen. Voor Belgische klanten is het aangeraden om een gestructureerde mededeling te gebruiken omdat dit de vereffening van de factuur achteraf vereenvoudigt.
- Kies het pictogram
, voer XPR365 Betalingsreferenties in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling. - Vul de nodige velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
Nadat u de betalingsreferenties hebt ingesteld, wijst u deze toe aan klanten.
Gestructureerde mededeling
Als u 'Gestructureerd bericht' hebt geselecteerd als betalingsreferentie, zal xpr365 Financials het jaar van de boekingsdatum en de laatste 6 cijfers van het factuurnummer gebruiken om een gestructureerde mededeling te maken. De laatste twee cijfers worden gevormd door het getal modulo 97.
Het gestructureerd bericht is als volgt opgebouwd: Jaar (Boekingsdatum) + Laatste 6 cijfers van het factuurnummer + Modulo 97
Voorbeeld
Boekingsdatum: 09/04/2018
Factuurnummmer: 103215
=> Gestructureerde mededeling: +++201/8103/21576+++
Gestructureerde mededeling met nr.-reeks
Als u 'Gestructureerd bericht met nr.-reeks' gebruikt als betalingsreferentie, moet er een nummerreeks van 10 cijfers worden ingesteld. Selecteer deze nummerreeks in 'Gestructureerd bericht nr. reeks'. xpr365 Financials gebruikt deze nummerreeks om een gestructureerde mededeling aan te maken. De laatste cijfers worden gevormd door de berekening van het cijfer modulo 97.
Vertalingen
De omschrijving van de betalingsreferentie wordt gebruikt op de lay-out van de geboekte verkoopfactuur.
- Kies het pictogram , voer XPR365 Betalingsreferenties in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Kies de actie Vertalingen om de vertalingen van de betalingsreferentie te definiëren.
De vertaling wordt gebruikt in de documentlay-out. Als er geen vertaling is voor de taal van de klant, wordt de omschrijving van de betalingsreferentie gebruikt. '%1' is een variabele die wordt vervangen voor de berekende betalingsreferentie, bijvoorbeeld: ‘Gelieve deze gestructureerde mededeling te vermelden: +++201/8103/21576+++’.
Een betalingsreferentie op de klantenkaart instellen
- Kies het pictogram , voer Klanten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Open de kaart voor de klant.
- Vul in het tabblad Betalingen de betalingsreferentie in het veld Betalingsreferentie.
Een verkoopfactuur maken
- Kies het pictogram , voer Verkoopfacturen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Selecteer de klant waarvoor u een verkoopfactuur wilt maken.
De Betalingsreferentie op de klantenkaart wordt overgenomen op de verkoopfactuur en kan worden bewerkt.
Een verkoopfactuur boeken
- Kies het pictogram , voer Verkoopfacturen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Open de verkoopfactuur.
- Wanneer de verkoopfactuur afgewerkt is, kies de actie Boeken en verzenden....
De betalingsreferentie wordt gegenereerd bij het boeken van de verkoopfactuur.
De berekende betalingsreferentie kan weergegeven worden op de factuur wanneer deze afgedrukt of gemaild wordt.